ДОКУМЕНТИ ЗА ПРОДАЖБА

Документът, с който се отчита една продажба в търговски обект, не се избира свободно. Наредба № Н-18 определя кога се издава фискален бон, какво трябва да съдържа той, кога вместо него е допустим друг документ и как се поправя сгрешена продажба. Материалът следва действащите разпоредби към август 2026 г.

1️⃣ Кой е длъжен да издава документ за продажба

Задължението е поставено в закона и се отнася както за регистрираните, така и за нерегистрираните по ДДС лица. То не отпада, ако купувачът е поискал фактура.

Наредбата повтаря същото задължение и добавя изключенията според начина на плащане. Издаването на първичен счетоводен документ не освобождава от издаване на бон — двата документа съществуват успоредно.

2️⃣ Плащания, при които не се издава бон

Фискален бон не се издава, когато плащането е извършено по някой от изчерпателно изброените безкасови начини:

• внасяне на пари в наличност по платежна сметка;
• кредитен превод;
• директен дебит;
• наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи;
• пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.

Документът при пощенски паричен превод

При пощенски паричен превод на клиента се предоставя хартиен или електронен документ, който съдържа най-малко четири от реквизитите на фискалния бон:

1. наименование и адрес за кореспонденция на лицето;
2. идентификационен номер по Данъчно-осигурителния процесуален кодекс;
3. наименование на стоката или услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки или услуги — наименованието трябва да позволява най-малко идентифициране на вида на стоката или услугата, а стоки от един и същи вид с различни цени се отразяват поотделно със съответната стойност;
4. обща сума за плащане и начин или начини на плащане.

Документът се издава на хартия, която придружава стоката и се предоставя на клиента заедно с нея, или в електронен вид — най-късно към момента, в който стоката напусне търговския обект, а при услуги — най-късно при плащането. Допуска се да не се издава, ако за продажбата е издаден данъчен документ по закона за ДДС, съдържащ същите данни, с изключение на кода на данъчната група.

(Наредба № Н-18, чл. 3, ал. 1, изр. 2; чл. 25, ал. 3 и 4; чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8)

Абонаментни услуги и вноски по сметка

Допуска се да не се издава фискален или системен бон, при условие че на клиента се предоставя документ с определено минимално съдържание и с идентификационни данни на търговеца, в два случая:

1. при плащане по продажба на комунални и други абонаментни услуги с повтарящо се изпълнение, когато плащането се извършва неприсъствено с кредитна или дебитна карта чрез предварително дадено съгласие клиентът да бъде задължаван;
2. при внасяне на пари по платежна сметка чрез дебитна или кредитна карта, когато ПОС терминалът е свързан с платежна сметка на доставчика на платежни услуги и е разположен в негов обект, в който е открита платежната сметка.

(Наредба № Н-18, чл. 3, ал. 1а)

Електронен магазин и бон в електронен вид

При неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта по продажби чрез електронен магазин продажбата може да се отчита с документ за регистриране на продажбата, който не е издаден от фискално устройство, ако използваният софтуер отговаря на изискванията на наредбата и лицето приема неприсъствени картови плащания.

Отделно от това фискалният или системният бон може да се генерира в електронен вид и да се предостави по електронен път — чрез изпращане на електронния адрес на клиента, чрез съхраняване и визуализация в негов профил в интернет сайт или мобилно приложение, или по друг електронен начин. Тази възможност е за лица, които продават чрез електронен магазин, ползват софтуер от списъка на НАП, работят с интегрирана автоматизирана система или с електронна система с фискална памет.

3️⃣ Кой не е задължен да ползва фискално устройство

Наредбата изброява дейностите, при които продажбите в търговски обект не се регистрират чрез фискално устройство. Сред тях са:

• продажби във или от търговски обекти, специализирани само за вестници и списания;
• продажби на собствена и непреработена селскостопанска продукция от физически лица, които не са търговци — извън лицензираните стокови борси, тържища, пазари на производители и закрити помещения като магазин или склад;
• продажби на билети, карти и абонаментни карти за превоз на пътници, когато издаването им е задължително по нормативен акт, талони за паркиране в зоните за платено паркиране, както и удостоверителни знаци за участие в хазартни игри — при спазване на изискванията за номинална стойност и защитни елементи;
• продажби на самолетни билети;
• продажба на вещи и услуги, свързани с религиозна, социална, образователна и здравна дейност на регистрирани вероизповедания;
• дейност на наемодатели — физически лица, които не са търговци, включително отдаващите под наем складови помещения;
• упражняване на занаят, когато лицата са занаятчии, извършват услугите с личен труд, не са регистрирани по ДДС и не са търговци;
• дейност на лица, упражняващи свободна професия;
• продажби в населени места с под 300 души с постоянен адрес, разположени във високопланински и труднодостъпни места, с изключение на курортите;
• продажби от чуждестранни лица, нерегистрирани по ДДС, по време на международни мероприятия с краткотраен характер, с изключение на мероприятия с развлекателен характер.

(Наредба № Н-18, чл. 4)

4️⃣ Кога се издава бонът

Фискалната касова бележка се издава при извършване на плащането и се предоставя на клиента едновременно с получаването му. Тя се издава в един екземпляр за клиента, а копие на всяка бележка се съхранява на контролна лента на електронен носител. Данните от всяка бележка се предават автоматично по дистанционната връзка към НАП.

(Наредба № Н-18, чл. 25, ал. 2, 6, 7, 8 и 9)

5️⃣ Реквизити на фискалния бон

Бонът трябва да е четим, да съответства на образеца от приложението към наредбата и да съдържа задължително:

1. наименование и адрес за кореспонденция на задълженото лице;
2. наименование и адрес на търговския обект, а когато няма стационарен обект — текст „БЕЗ СТАЦИОНАРЕН ОБЕКТ“;
3. пореден номер на касовата бележка;
4. идентификационен номер по Данъчно-осигурителния процесуален кодекс;
5. идентификационен номер по ДДС за регистрираните лица;
6. име или номер на касиера;
7. наименование на стоката или услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове;
8. обща сума за плащане и начин или начини на плащане;
9. дата и час на издаване;
10. графично фискално лого и текст „ФИСКАЛЕН БОН“;
11. индивидуални номера на устройството и на фискалната памет;
12. номер на касово място при работа с контролна лента на електронен носител;
13. номер на обекта при електронна система с фискална памет;
14. контролно число на документа;
15. номер и дата на фактура при плащане по доставка с непрекъснато изпълнение, за която има издадена фактура;
16. двумерен баркод (QR код), с изключение на бон, който се визуализира само на дисплей на фискално устройство, вградено в автомат на самообслужване;
17. уникален номер на продажбата, когато се използва софтуер за управление на продажбите, включен в списъка на НАП.

(Наредба № Н-18, чл. 26, ал. 1)

6️⃣ Бон при издадена фактура

Когато за продажбата е издадена фактура, дебитно известие, туристически ваучер, резервационна бланка или друг първичен счетоводен документ, в който са посочени количеството и видът на стоките или услугите, във фискалния бон се допуска да се отпечата сумарният оборот по съответните данъчни групи и код на данъчната група. В този случай задължително се посочват номерът и датата на документа, по който се извършва плащането. Изключение са продажбите на горива чрез средства за измерване на разход.

Издадените документи се съхраняват в срока по Данъчно-осигурителния процесуален кодекс.

(Наредба № Н-18, чл. 26, ал. 7 и 9; чл. 27, ал. 3, т. 3)

7️⃣ Данъчни групи и валута

Всяка продажба се регистрира по данъчни групи според вида ѝ, независимо дали лицето е регистрирано по ДДС:

Задължително се програмират и регистрират с наименование и единична цена като отделни артикули стоките и услугите от данъчна група „А“, тези с фиксирани в нормативен акт цени, както и горивата, продавани чрез одобрени средства за измерване на разход.

(Наредба № Н-18, чл. 27, ал. 1, 2 и 3)

При сделки с чуждестранна валута в наличност небанковите финансови институции и обменните бюра регистрират всяка сделка по групи според вида ѝ: група „А“ — за обмяна и продажба на чуждестранна валута, при която стойността на сделката е равна на получените от обменното бюро евро, и група „Б“ — за покупка, при която стойността на сделката е равна на получените от купувача евро.

(Наредба № Н-18, чл. 28)

8️⃣ Отстъпки, надбавки и сборна фактура

При продажба по цена с отстъпка или надбавка регистрацията се извършва по обявената цена, след което се извършва операция „процентна или стойностна отстъпка или надбавка“.

Когато по искане на клиента се издава сборна фактура за покупки, документирани с отделни касови бележки, към екземпляра на фактурата за клиента се прикрепват всички издадени бележки за получените плащания по нея. Сборната фактура трябва да отговаря на изискванията на закона за ДДС.

(Наредба № Н-18, чл. 32, ал. 1 и 2; ЗДДС, чл. 113, ал. 13)

9️⃣ Сторно операции

Сторно операция се извършва при рекламация или връщане на стока, при операторска грешка или при намаление на данъчната основа, след приключена сметка на клиента. Тя се документира чрез издаване на документ от фискалното устройство или от интегрираната система.

Сторно документът съдържа най-малко реквизитите от точки 1 до 11 на фискалния бон, както и номер, дата и час на бона, по повод на който се издава, причината за операцията и надпис „СТОРНО“, а също индивидуалния номер на фискалната памет или на системата. Когато се ползва софтуер от списъка на НАП, се отразява и уникалният номер на продажбата.

🔟 Касови бележки от кочан и задължения в обекта

Касовата бележка от кочан се издава в два екземпляра, съдържа реквизитите от точки 1 до 9 на фискалния бон и подпис на касиера. Кочанът се прономерова и прошнурова от задълженото лице, съхранява се в търговския обект и не се допускат бележки с повтарящи се или липсващи номера.

Продажбите и сторно операциите се документират с бележки от кочан при:

1. спиране на захранващото напрежение;
2. извършване на експертиза на устройството от Българския институт по метрология;
3. ремонт на устройството — за вписаното в паспорта време;
4. блокирало устройство поради нарушена дистанционна връзка с НАП — за не повече от 48 часа от блокирането;
5. блокирала електронна система с фискална памет поради прекъсната връзка с нивомерната система, с изключение на продажбите на течни горива в група „В“;
6. нефункциониране на устройството поради временна неработоспособност на софтуера за управление на продажбите — до отстраняване на повредата, удостоверено от задълженото лице и от поддържащия софтуера;
7. бедствие по смисъла на Закона за защита при бедствия.

При регистрирана от съответните органи кражба на фискално устройство продажбите в обекта се отчитат с бележки от кочан за срок не по-дълъг от 7 дни.

(Наредба № Н-18, чл. 35; чл. 36, ал. 1; чл. 37)

Пет проверки, които си струват десет минути

1. Отговаря ли начинът на плащане на някое от изключенията — или бон се дължи при всяко плащане.
2. Съдържа ли бонът уникален номер на продажбата, ако в обекта работи софтуер от списъка на НАП.
3. Посочени ли са номерът и датата на фактурата, когато бонът отчита сумарен оборот по данъчни групи.
4. Регистрирани ли са продажбите по правилните данъчни групи и в евро.
5. Има ли в обекта кочан с касови бележки — прономерован, прошнурован и готов за случаите на блокирало устройство.